Príručka

Od založenia účtu po hotové vyúčtovanie, krok za krokom a so snímkami priamo z appky. Čísla na obrázkoch sedia s popisom pod nimi.

1. Založte si účet a firmu

Pri registrácii zadáte meno, e-mail, heslo, názov firmy (ak ste SZČO, pokojne svoje meno) a kto bude appku používať. Kartu nepotrebujete, prvých desať ciest je zadarmo a navždy. Potom potvrďte e-mail odkazom, ktorý vám príde. Bez toho appka nepošle pozvánku kolegom ani neobjedná predplatné.

Potom otvorte Údaje firmy:

zoom_inZväčšiť

1. Typ firmy. SZČO a jednoosobová s.r.o. majú jednoduchšiu appku bez tímu a schvaľovania. Keď pribudnú kolegovia, prepnete na firmu.
2. IČO firmy.
3. Načítať podľa IČO doplní názov a sídlo z registra právnických osôb. DIČ v registri nie je, to doplníte ručne.
4. Podpis do PDF (aj logo) sa vloží do cestovných príkazov a vyúčtovaní.

Svoj vlastný podpis si každý nahrá v profile. Najlepšie vyzerá PNG s priehľadným pozadím. Dokumenty potom chodia podpísané.

2. Pridajte vozidlo

V Vozidlách vyplňte značku, evidenčné číslo, palivo a spotrebu z technického preukazu:

zoom_inZväčšiť

1. VIN je povinné len pre knihu jázd v prísnom režime.
2. Vlastníctvo. Kilometrovné patrí len za súkromné auto zamestnanca. Firemné ani prenajaté auto ho nemá.
3. Režim knihy jázd. Predvolený je jednoduchý. Ak chcete plný odpočet DPH podľa § 85n, zvoľte prísny.
4. Pohon: bežný, hybrid, plug-in hybrid alebo plyn. Podľa toho appka vie, či spotrebu navýšiť, alebo vziať dohodnutú.
5. Spotreba na 100 km v jednotke paliva: litre pri benzíne a nafte, kilogramy pri CNG, kWh pri elektromobile.
6. Čo uvádza preukaz: jednu hodnotu, cykly alebo len STN. Podľa toho zákon navyšuje jazdu v meste.

Hybrid a elektromobil. Klasický hybrid sa nenabíja zo siete, preto sa počíta ako auto na benzín alebo naftu. Pri plug-in hybride zákon vzorec neurčuje: spôsob výpočtu si dohodnete so zamestnancom (§ 7 ods. 8). Do appky zadáte dohodnutú spotrebu paliva aj elektriny a podiel kilometrov na elektrine. Rovnako to platí pre auto na LPG alebo CNG (§ 7 ods. 7): zadáte dohodnutú spotrebu a pri aute s dvoma palivami aj podiel kilometrov na plyne. Elektromobil má spotrebu z preukazu + 10 %, na diaľnici + 20 %. Ak ju preukazujete meračom vo vozidle, použije sa bez navýšenia.

Prísny režim bez VIN appka neuloží. Pri každej jazde potom vyžaduje stav tachometra a zápisy sa nedajú prepísať. To je zámer, nie chyba.

3. Zaevidujte cestu

Kliknite na Nová cesta. Pri jednodňovej ceste stačí dátum, časy odchodu a príchodu, cieľ, účel a kilometre:

zoom_inZväčšiť

1. Šablóna trasy vyplní cieľ, účel aj kilometre jedným klikom. Šablóny si založíte pri trasách, ktoré jazdíte často.
2. Dátum a časy. Z dĺžky cesty sa ráta stravné: 5 – 12 h, 12 – 18 h a nad 18 h.
3. Typ dopravy. Pri súkromnom aute appka dopočíta základnú náhradu za km aj palivo, pri firemnom nie.
4. Typ trasy: diaľnica, mimo diaľnic, zmiešaná alebo v meste. Pri jazde v meste zákon spotrebu navyšuje.
5. Vzdialenosť tam aj späť.

Pri ceste s prívesom zaškrtnite S prívesom (základná náhrada + 15 %). Pri ceste do zahraničia zaškrtnite Zahraničná cesta a vyberte krajinu. Po uložení appka ukáže výpočet a hotový príkaz:

zoom_inZväčšiť

1. Náhrada podľa príkazu. Základná náhrada za km, palivo podľa spotreby auta a stravné podľa dĺžky cesty, sadzbami platnými v deň cesty.
2. Stiahnuť príkaz. Cestovný príkaz v PDF, aj s podpisom, ak ho máte nahratý v profile.

Pravidelné cesty nemusíte zadávať po jednej. Generátor ciest (Cesty → Generátor) ich vytvorí za celé obdobie podľa trás a percent:

zoom_inZväčšiť

1. Náhľad ukáže každý deň a trasu ešte pred uložením. Víkendy, sviatky a dni, kde už cesta je, preskočí.
2. Vytvoriť cesty: všetky naraz, alebo vôbec.

4. Viacdňová cesta a zahraničie

Cestu na viac dní založíte vo Viacdňových. Má denný rozpis. Stravné za deň sa počíta z toho, kde ste ten deň strávili viac času: za jeden kalendárny deň patrí buď tuzemské stravné, alebo zahraničná diéta, nikdy oboje. Rozhodujúci je čas prechodu hranice.

zoom_inZväčšiť

1. Diéty pre 193 krajín sa sťahujú priamo z opatrenia MF SR. Nič sa neprepisuje ručne a nič sa neodhaduje.
2. Vreckové do 40 % zahraničného stravného, ak ho firma dáva.
3. Jedlo zadarmo. Zaškrtnete raňajky, obed či večeru a stravné sa za ten deň samo kráti.

5. Vyúčtovanie a doklady

Po návrate otvorte cestu a pri účastníkovi kliknite na Začať vyúčtovanie. Vo vyúčtovaní je výsledok, stravné po dňoch a schvaľovanie:

zoom_inZväčšiť

1. Výsledok vyúčtovania: stravné, vreckové, náhrady za vozidlo a výdavky. Konečnú sumu na vyplatenie ukáže po uzavretí.
2. Zabezpečená strava. Ak firma zaplatila jedlo, zadáte ho tlačidlom pod tabuľkou a stravné za ten deň sa skráti.
3. Uzavrieť. Uzavreté vyúčtovanie sa už neprepočítava, sumy v ňom sú účtovný záznam. Uzavrieť ho môže manažér alebo majiteľ.
4. Schvaľovanie. Vyberiete, kto má vyúčtovanie schváliť, a príde mu e-mail.

Nižšie doplníte presuny a výdavky:

zoom_inZväčšiť

1. Pridať presun. Každý úsek cesty s časom odchodu a príchodu. Stravné sa počíta z presunov, nie z plánu v príkaze.
2. Platca. Čo zaplatil zamestnanec, patrí do sumy na vyplatenie. Čo zaplatila firma kartou, nie.
3. Pridať výdavok: parkovanie, ubytovanie, palivo a ďalšie.

Bloček stačí odfotiť. Appka z neho prečíta sumu, dátum a obchod a ponúkne ich do formulára výdavku. Potvrdzujete vy. Fotku neukladáme: slúži len na prečítanie, originál bločku si odložte do účtovníctva ako doteraz.

zoom_inZväčšiť

1. Suma sa nájde aj na bločku plnom čísel, appka si ju overí cez riadok DPH.
2. Dátum nákupu uprednostní obdobie cesty.
3. Obchod sa doplní z hlavičky bločku.
4. Vždy len návrh. Kým výdavok neuložíte vy, nič sa nezapíše. Pri neistote appka napíše, čo treba skontrolovať. Fotka sa neukladá.

Ak treba v uzavretom vyúčtovaní niečo zmeniť, otvoríte ho znova. Tým sa zrušia všetky schválenia a vyúčtovanie treba schváliť odznova.

6. Koľko treba vyplatiť

Na Prehľade je hneď jedno číslo: nárok mínus už vyplatené.

zoom_inZväčšiť

1. Zostáva vyplatiť: nárok mínus vyplatené, za celú firmu (zamestnanec vidí len svoje).
2. Čaká na schválenie: odoslané cesty a vyúčtovania, ktoré ešte nikto neschválil. Táto karta je len vo firme s tímom.
3. Nová cesta, jazda do knihy či viacdňová cesta jedným klikom.
4. Prebiehajúce vyúčtovania, ktoré ešte nie sú uzavreté.

Keď niekomu vyplatíte peniaze, zapíšte to vo Výplatách:

zoom_inZväčšiť

1. Zostáva vyplatiť: jedno číslo za celú firmu.
2. Komu koľko. Každý človek zvlášť: nárok, vyplatené a zvyšok.
3. Zaznamenať výplatu. Appka ju sama spáruje s najstaršími cestami.

7. Kniha jázd

Jazdy zapisujete priebežne cez Kniha jázd → Nová jazda:

zoom_inZväčšiť

1. Konkrétny účel. „Služobná jazda“ nestačí, zákon vyžaduje konkrétny účel a pri kontrole je to prvé, na čo sa pozerá.
2. Tachometer. V prísnom režime je stav pred jazdou povinný. Appka ukáže aj kontrolu: stav pred + km = stav po.
3. Uložiť a pridať spiatočnú predvyplní cestu späť.
4. Dopočítať podľa trasy doplní kilometre podľa mapy.

V prísnom režime sa záznam nedá prepísať. Oprava je storno a nový záznam, presne ako to nemennosť evidencie vyžaduje:

zoom_inZväčšiť

1. Poradové číslo a reťaz záznamov. Dodatočne sa nič nedá prepísať.
2. Storno a spiatočná jazda. Oprava je storno a nový záznam.
3. Uzávierky. Na konci zdaňovacieho obdobia ju urobíte so stavom tachometra a vyjde z nej PDF.

8. Exporty a účtovníctvo

Všetko sa dá stiahnuť: cestovné príkazy a vyúčtovania v PDF, prehľady v XLSX, CSV v CP1250 aj UTF-8 a XML priamo na import do Pohody. Exporty berú obdobie a filtre, ktoré máte nastavené.

zoom_inZväčšiť

1. XML do Pohody: uzavreté vyúčtovania ako interné doklady, aj so strediskom.
2. XLSX, CSV a PDF za zvolené obdobie, plus zostavy po ľuďoch a nákladoch.

9. Tím a práva

Tím je len vo firme s viacerými ľuďmi (typ firmy v Údajoch firmy). Ľudí pozývate e-mailom. Role sú štyri: majiteľ, účtovník, schvaľovateľ a zamestnanec (vodič). K nim sa dajú zapnúť podrobnejšie práva. Zamestnanec vidí len svoje cesty, vyúčtovania, jazdy a výplaty. Pri každom človeku doplňte IBAN a pracovisko, inak ostanú v PDF prázdne miesta.

zoom_inZväčšiť

1. Bez prihlásenia. Zamestnancovi, ktorý do appky nechodí, zadáva cesty účtovník. Neplatí sa zaňho a keď ho neskôr pozvete, história mu ostane.
2. Import z CSV. Ľudí z mzdového programu nahráte naraz. Najprv uvidíte náhľad a ak je v súbore chyba, neuloží sa nič.
3. Roly. Zamestnanec vidí len svoje, šéf svojich ľudí, účtovník a majiteľ celú firmu.

• Nadriadený a zástupca: pri človeku nastavíte, kto mu schvaľuje cesty a vyúčtovania. Počas dovolenky chodia žiadosti zástupcovi až do dátumu, ktorý zadáte.
• Schválenie a zamietnutie: zamestnanec cestu odošle, nadriadenému príde e-mail a na prehľade ju vidí v karte „Čaká na schválenie“. Zamietnutie je vždy s dôvodom. V zozname ciest sa dá schváliť viac ciest naraz.
• Strediská: kód ako v Pohode. Človek má svoje stredisko a jeho cesty ho zdedia. Pri ceste ho môžete zmeniť, ak patrí inej zákazke.

Uzávierka mesiaca. Po odovzdaní podkladov mesiac uzavriete a jeho cesty, vyúčtovania ani výplaty už nikto nezmení:

zoom_inZväčšiť

1. Uzavretý mesiac sa nedá meniť nikým. Otvoriť ho môže len majiteľ a ostane o tom záznam.
2. Pred uzavretím appka ukáže, koľko vyúčtovaní je ešte rozpracovaných.

10. Appka v mobile

Otvorte cestaky.online v mobile a dajte Pridať na plochu. Appka sa otvorí na celú obrazovku ako bežná aplikácia, s menu dole. Tabuľky sa v telefóne menia na karty. Na zápis ciest aj prezeranie potrebuje pripojenie, bez signálu ukáže len hlásenie, že ste offline.